Ditulis oleh: M. Bimo Setiawan Perdana Wilan – Universitas Andalas
Komunitas dalam dan luar kampus umumnya memiliki banyak event ataupun project yang membutuhkan sponsor dana mulai dari puluhan sampai ratusan juta. Besarnya biaya ini biasanya disebabkan faktor biaya pembicara yang besar, akomodasi para peserta, hingga kebutuhan rangkaian acara yang nggak sedikit. Untuk menutupi kebutuhan pendanaan yang besar, komunitas biasanya melakukan berbagai cara, salah satunya adalah dengan menawarkan kerjasama sponsorship dari perusahaan besar untuk mendapatkan dana.
Tapi, ternyata untuk mendapatkan sponsor tidak mudah, lho. Kebutuhan perusahaan yang terbilang rumit bisa menjadi salah satu permasalahan yang akan kita jumpai. Namun Sobat CICIL tidak perlu khawatir, dengan 5 langkah ini komunitas kamu dijamin akan dapat sponsor dengan lebih mudah! Penasaran? Yuk, simak di bawah ini!
- Persiapkan proposal sponsor dengan matang
Proposal adalah senjata pertama untuk menggaet lebih banyak perusahaan untuk menjadi sponsor. Proposal yang ideal tentu harus memiliki isi yang bukan hanya deskriptif tapi juga persuasif. Kamu harus bisa membuat perusahaan yakin bahwa dengan penawaran yang ada di proposal akan dapat memberikan keuntungan besar bagi mereka.
Dalam isi proposal kamu bisa mencantumkan paket sponsorship, manfaat bagi perusahaan, regulasi kerja sama, hingga rundown acara untuk menarik minat perusahaan-perusahaan tersebut. Proposal juga bisa didesain dengan berbagai kombinasi warna agar menarik untuk dibaca dan meningkatkan value proposal event komunitas kamu.
- Pilih perusahaan yang sesuai dengan target peserta event
Sponsorship menjadi salah satu cara perusahaan untuk memasarkan produk mereka, sehingga penting untuk mempertimbangkan apakah event yang kamu tawarkan sesuai dengan kebutuhan dan target market mereka atau tidak.
Nah, jadi penting banget untuk membuat daftar perusahaan apa aja yang sesuai dengan target peserta atau audience dari event kamu. Misalnya, apakah targetnya itu anak muda, orang dewasa, ataupun komunitas yang memiliki hobi yang sama.
- Perhatikan cara pengiriman proposal
Untuk mengirimkan proposal, kamu dapat melakukannya secara online dengan melalui email, ataupun mendatangi langsung ke kantor perusahaan. Bila kamu memberikan proposal secara langsung, kamu harus memastikan proposal diberikan ke divisi yang memang mengurusi hal tersebut.
Informasi ini bisa kamu dapatkan dengan bertanya kepada satpam ataupun front office yang sedang bertugas. Dan bila sudah bertemu dengan divisi atau pihak yang bertugas untuk menindaklanjuti proposal kamu, jangan lupa untuk meminta kontak mereka untuk konfirmasi lebih lanjut.
Untuk pengiriman melalui email, kamu perlu menyusun kata-kata seperti apa yang harus disampaikan melalui body email. Tidak perlu terlalu panjang, namun harus mampu menarik perhatian perusahaan dalam waktu singkat. Kamu bisa menuliskan paket kerjasama seperti apa yang akan kamu berikan, skala event, dan juga tanggal waktu pelaksanaan.
Untuk waktu pengiriman proposal usahakan juga dilakukan di jam kerja, khususnya di pagi hari, yaitu pukul 08:00-10:00 WIB agar email kamu dapat terbaca dan nggak tertumpuk oleh email lainnya. Selain itu usahakan ukuran dokumen proposal tidak lebih dari 10MB agar tidak menyulitkan ketika akan dibuka oleh perusahaan.
- Jangan lelah untuk follow up proposal
Umumnya perusahaan akan memproses proposal kamu dalam kurun waktu 7-14 hari kerja. Tapi, jangan langsung minder ketika proposal kamu tidak kunjung menerima respon dari perusahaan yang kamu incar. Banyak perusahaan yang tidak memberikan tanggapan ketika kamu memberikan penawaran, yang bisa disebabkan email atau dokumen yang kamu berikan tidak terbaca.
Untuk itu, kamu bisa mengirimkan email atau menghubungi kontak pihak yang kamu berikan proposal sebelumnya untuk konfirmasi kesediaan perusahaan tersebut dalam menjadi sponsor event kamu.
- Persiapkan audiensi dengan matang
Bila perusahaan tertarik untuk bekerja sama, umumnya mereka akan menghubungi kamu untuk melakukan audiensi guna membahas detail kerja sama. Tahap ini merupakan tahapan paling penting dan sulit, karena kamu harus bisa menyampaikan penawaran kerja sama di hadapan pihak- pihak yang mewakili perusahaan tersebut.
Namun tidak perlu khawatir, selama kamu memahami teknis acara dan poin-poin kerja sama, hal ini tentu akan menjadi lebih mudah. Sampaikan penawaran kerja sama dengan lugas dan juga perhatikan penampilanmu agar terlihat lebih profesional, dengan begitu pihak perusahaan pun jadi lebih percaya untuk bekerja sama.
Nah itu dia 5 tips yang bisa komunitas kamu lakukan agar mendapatkan lebih banyak sponsor. Selain 5 tips di atas, info berikutnya pun tidak kalah penting, lho. Kamu juga dapat menawarkan kerjasama sponsorship ke Community Partnership CICIL!
Komunitas kamu bisa mendapatkan biaya komisi, media partner, hingga pembicara expert tanpa mengeluarkan dana sedikit pun. Penasaran? Yuk, cek langsung cara-caranya dengan klik di sini!
Tidak ada komentar saat ini.