Sobat CICIL pasti banyak yang sudah berpengalaman menjadi panitia event atau proyek di komunitas bukan? Nah, Sobat CICIL pasti merasakan kalau membuat event itu pasti memerlukan persiapan yang matang dan bukan tidak mungkin akan menemui berbagai tantangan.
Namun, Sobat CICIL tidak perlu khawatir, kamu bisa terapkan tips di bawah ini agar event dapat berjalan lebih sukses:
1. Pilih dan kelompokkan panitia divisi sesuai dengan keahliannya
Event yang sukses tentu harus didukung oleh keahlian yang dimiliki oleh anggota timnya. Keahlian tersebut tentu harus disesuaikan dengan kebutuhan divisi. Misalnya saja di divisi publikasi dan dokumentasi, tentu membutuhkan anggota yang mampu mendesain pamflet dan mampu mengoperasikan kamera. Jadi jangan sampai anggota tim malah ditempatkan pada divisi yang tidak sesuai dengan kemampuannya, karena tentu akan mempengaruhi keberhasilan event.
2. Buat perencanaan matang
Walau banyak yang menganggap melaksanakan event cukup mudah terutama bila dilaksanakan secara daring, namun d ibalik itu banyak hal-hal yang perlu dijabarkan secara detail, mulai dari tema event, rundown acara, target peserta, hingga perlengkapan yang diperlukan. Agar perencanaan matang, lakukanlah rapat antar panitia, technical meeting, hingga briefing beberapa hari secara rutin.
3. Cari sponsor sebanyak-banyaknya
Sobat CICIL pasti setuju kalau sulitnya cari sponsor sama dengan sulitnya dapat hati si doi bukan? Nah, kamu perlu tahu bagaimana cara agar banyak perusahaan yang jadi sponsor di event kamu. Kamu bisa membuat proposal yang bukan hanya menarik dari segi tampilan tapi memiliki paket kerja sama yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang akan jadi sponsor kamu.
4. Pastikan anggaran dapat dialokasikan dengan baik
Pelaksanaan event tentu membutuhkan dana untuk memperlancar jalannya event. Kebutuhan dana disesuaikan dengan kebutuhan tiap divisi dalam kepanitiaan event. Seperti umumnya divisi humas akan membutuhkan dana untuk akomodasi pengiriman undangan, hingga menjalin media partner berbayar di berbagai platform, ataupun divisi perlengkapan yang membutuhkan dana untuk pencetakan spanduk ataupun pembayaran Zoom premium bila event dilakukan secara daring. Karena itulah alokasi dari setiap dana yang masuk diperlukan, pastinya kamu tidak mau event jadi gagal hanya karena kurang dana, bukan?
5. Jalin relasi yang baik dengan pihak eksternal
Keberhasilan event bukan hanya dipengaruhi oleh panitia dan pihak internal organisasi aja, lho. Realitanya, akan banyak pihak-pihak di luar kepanitiaan yang turut mempengaruhi event kamu. Contohnya saja ketika event dilakukan di lokasi yang menjadi fasilitas publik, tentu kamu butuh perizinan dari pemerintah setempat hingga organisasi kepemudaan yang ada di sana. Nah, jadi penting banget untuk menjalin relasi dengan pihak-pihak eksternal tersebut, bahkan kamu juga bisa dapat bantuan dana yang pastinya akan berguna untuk event kamu!
Itu dia tips-tips yang dijamin akan membantu event kamu. Ada juga info penting nih bagi Sobat CICIL yang saat ini memiliki event di kampusnya maupun yang belum memiliki event apapun namun tertarik untuk membuat proyek bareng CICIL.
Kamu bisa mewujudkan event tersebut dengan mendaftar di Community Partnership CICIL. Akan ada banyak manfaat yang kamu dapatkan, mulai dari pendanaan hingga kolaborasi bersama CICIL, yang tentunya sayang banget untuk dilewatkan. Jadi, yuk daftarkan segera komunitas kamu!
Penulis: Bimo Setiawan Perdana Wilan – Community Partnership Intern at CICIL
Tidak ada komentar saat ini.